- Construyendo el camino hacia el ERP
Después de elegido el paquete de gestión empresarial, como puede ser llamado el ERP, las empresas deben garantizar su implementación en bases sólidas.
Los ajustes en infraestructura de Tecnología de la Información (TI) para recibir los paquetes de gestión empresarial (ERP) son normales. Sin embargo, antes de cualquier decisión, rumbo a la substitución total de microcomputadoras, servidores y equipos de red, es necesario observar lo que se puede reaprovechar. Los especialistas recomiendan que se aproveche al máximo lo que ya está implementado en casa y la propia experiencia previa con sistemas integrados del tipo ERP.
¿Pero cómo se puede hacer eso? La primera acción es hacer una radiografía de la infraestructura, no sólo de lo que se tiene hoy, sino también de lo que sería deseable con la entrada del paquete de gestión, como forma de planificar las inversiones necesarias. Procesos de tecnología bien definidos para la adopción del paquete de gestión son extremamente importantes, pues facilitan los ajustes de la infraestructura. Como procesos, entiéndanse abordajes y directrices tecnológicas, entre los cuales se puede mencionar estandarizar los sistemas operativos y uniformar la compra de equipos.
Un posible impacto negativo de los sistemas y máquinas legadas - que ya existen en la empresa - puede ser minimizado con la compra de softwares llamados de integración, responsables por el puente entre el ERP y lo que la empresa ya tiene. Otro aspecto importante inherente a la introducción de un sistema de gestión es el de la seguridad. No es necesario montar una política específica para el área – en el caso de que la empresa no la tenga, está claro -, pero es esencial crear directrices de concesión de accesos. Después de todo, no todos los empleados necesitan o deben acceder al ERP. Otra recomendación universal es que, independientemente de la infraestructura, la empresa mantenga un ambiente de desarrollo/pruebas de implementación del ERP y otro de producción de los sistemas actuales hasta tener certeza de que el proyecto está seguro, para entonces hacer efectivo el cambio.
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| Sistemas operativos | |
Cuando hablamos del mejor sistema operativo- que pueda ser aplicado a la infraestructura como un todo- para trabajar con una solución de ERP, tres palabras surgen como las más importantes: costo, cultura y disponibilidad. El costo debe ser encarado como la necesidad de preservar la inversión realizada o de dimensionar la que se deberá hacer; por otro lado, la cultura se refiere a la historia y a las experiencias de la empresa con éste u otro sistema; en cuanto a la disponibilidad, es lo que hace referencia a lo que el sistema operativo puede ofrecerle al ERP.
En general, la recomendación de un sistema operativo - para operar con el ERP - es una cuestión estratégica de la empresa y sigue la orientación de los equipos escogidos y de aquellos ya instalados. Sin embargo, la experiencia de la empresa puede y debe ser enfatizada, y la cuestión de la generación de costos no puede ser despreciada. El sistema operativo debe ser encarado como un soporte para el ERP y no lo contrario.
Para algunos consultores, el paquete de gestión no debe influenciar la adopción de un sistema operativo, sino adecuarse a lo que la empresa ya utiliza. Sin embargo, un análisis de requerimiento del sistema de ERP depende del propio tamaño de la compañía y del alcance del proyecto - con relación estrecha al número de módulos (partes del sistema de gestión) y de personas que lo accederán. Si ese estudio, por ejemplo, apunta hacia diversas plataformas, esa será la mejor orientación.
Tradicionalmente, el sistema operativo preferido en la instalación de los paquetes de gestión era UNIX, especialmente cuando el MS Windows NT aún no era lo suficientemente adecuado como para encarar un procesamiento que involucrase máquinas de mayor porte, así como Linux, un primo más accesible de UNIX. Con diversos sabores o versiones de acuerdo con los proveedores, el mundo UNIX proporciona más seguridad y procesamiento en amplia escala con menos fallas, ideal para quien usa sistemas con múltiples operaciones y accesos, como sucede con el ERP.
Diversos proveedores de sistemas de gestión, hasta por la proximidad y relación de negocios con Microsoft, apuestan fuertemente en el NT. Es un hecho que después de la versión 2000, el sistema evolucionó y se adecuó más a las exigencias de procesamiento y de reducción de problemas de continuidad en el procesamiento. Sin embargo, de acuerdo con la plataforma de hardware más recomendada para la empresa, se debe realizar una evaluación minuciosa del sistema operativo. El conservadorismo, la cultura y los servicios prestados a lo largo de la última década por la familia UNIX - bastante utilizado aún en las implementaciones de acuerdo con las investigaciones de mercado - pueden hablar más alto, dependiendo del aliado escogido para la adopción.
Primo o casi hermano de UNIX, el sistema de desarrollo abierto Linux - lo que significa que personas en todo el mundo participan de su elaboración y no existe un dueño del sistema - evolucionó mucho en desempeño, y está siendo evaluado como opción para el procesamiento de aplicativos, inclusive en grandes empresas. El ambiente creció no sólo en el volumen de operaciones que puede ser realizado sino también en la disminución de frecuencia de fallas y problemas. El aspecto positivo más evidente es la reducción de costos de las licencias. Sin embargo, por su característica, el soporte - realizado por pocas empresas especializadas en el sistema - no tiene el alcance y la experiencia de las compañías que trabajan con UNIX o con Windows NT.
Una recomendación es prioritaria: la implementación del ERP no debe ser encarada como un banco de pruebas para experimentar un sistema operativo, en el cual la experiencia en sí es lo más importante. Un ambiente seguro y que haya sido probado y aprobado por la empresa es mucho más importante en ese momento que sentir el gusto de un proyecto lleno de relieves de modernidad.
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| Bases de datos | |
Como sucede con los sistemas operativos, la base de datos más recomendada para operar con el ERP depende mucho más del gusto del cliente que de un entendimiento o adherencia de los sistemas. Terminó la época en la que una solución dependía al extremo de la otra, y los proveedores escogían una base de datos para evolucionar ambiente de gestión empresarial. Es evidente que el desarrollo de algunas soluciones aún puede traer resquicios de esa relación, pero la tónica es que el paquete opere, y bien, con cualquier marca de base de datos.
Los fabricantes de mayor peso en el mercado de base de datos - Oracle, Microsoft e IBM - tienen compatibilidad garantizada con todos los sistemas ERP, lo que asegura ambientes con buena capacidad de adherencia. Como regla de supervivencia, es más interesante aprovechar y adecuar el repositorio de datos al paquete de gestión que lo contrario.
Lo que determina el desempeño de la base de datos es cómo el ERP accede a las informaciones allí contenidas. Finalmente, como concepto, los sistemas de gestión pueden ser traducidos como la estandarización y la universalización de las informaciones. Para que eso suceda, es importante que la base de datos actúe en conjunto con el ERP. De esa forma, permite que las informaciones se introduzcan en el sistema una única vez, en tiempo real, y puedan distribuirse para todas las partes del sistema con las cuales el ERP está relacionado. Con esa base común, se eliminan tanto la redundancia como la redigitación.
Normalmente, un sistema ERP se construye, se usa y está integrado a una base de datos relacional, que puede ser comprendida como el establecimiento de vínculos de información entre diferentes datos. Un ejemplo de la integración entre los sistemas es cuando una orden de compra - que se introduce una única vez - dispara una información para otros módulos y bases de datos tales como stock de piezas, manufactura, logística, etc., o sea, esa orden tiene un seguimiento en toda su extensión, hasta que finaliza, normalmente, con el pago de la factura fiscal. Todo sin redundancia ni superposición de la información.
En algunos casos, es necesario montar una capa de la aplicación, una máscara entre el paquete de gestión y el sistema de base de datos, para que conversen entre sí de manera más dinámica y segura. De acuerdo con el tamaño de la empresa, el número de accesos y de personas que lo utilizan y el uso de una base de datos centralizada, pueden provocar secuelas en el desempeño. Una de las formas de solucionar el problema es crear niveles de jerarquía de acceso, o sea, el departamento de finanzas puede ver todos los módulos del paquete y sus respectivas bases de datos, pero un área industrial debe restringirse a lo que realmente interesa.
Otra salida para sectores o datos que no necesitan actualización on-line, como, por ejemplo, informaciones del departamento personal, es la creación de un repositorio off-line - sin la necesidad de estar en aquel momento conectado al conjunto de operaciones del ERP. De esta manera, en horarios de menor volumen de acceso se realizan la integración y/o la replicación de las informaciones para la base de datos principal.
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| Plataforma de hardware | |
La plataforma - configuración y formatación de las máquinas - más recomendada por especialistas en ERP para procesar aplicativos de gestión integrada es la cliente/servidor. Como cliente entiéndase una microcomputadora utilizada por el usuario para acceder a informaciones en otra máquina del mismo perfil, pero con configuraciones más altas y que hospeda los módulos de gestión y/o la base de datos. Al contrario de los mainframes, que centralizan los datos y limitan el número de usuarios simultáneos y la interacción de quien lo utiliza, esa configuración permite el uso de diversos equipos que conversan entre sí con informaciones distribuidas.
Como sucede con los otros aspectos de la infraestructura, la idea del reaprovechamiento también es predominante en la cuestión hardware para el ERP. Las opciones para operar el sistema son múltiples, desde equipos con procesadores RISC e Intel hasta máquinas que se asemejan al poder de procesamiento de los mainframes como, por ejemplo, los IBM AS-400.
Un ambiente heterogéneo - con diferentes máquinas y sistemas - no es un “monstruo temible”. La mayoría de las corporaciones usa esa composición que puede ser preservada en el momento de utilización del ERP. Sin embargo, es recomendable contratar una consultora externa para refrendar la opción de ambiente y hacer pruebas con resultados concretos para que el usuario no sea sorprendido a la hora que el sistema de gestión entrar en operación efectiva.
Una cosa es cierta: quien aún trabaja mucho con mainframes debe saber que es necesario invertir en servidores. E inclusive quien ya trabaja en la arquitectura cliente/servidor debe evaluar y redimensionar su conjunto de máquinas periódicamente, para saber si cubre los requisitos de desempeño que el ERP y el usuario necesitan.
Para soportar el número de personas que accede a los datos del paquete de gestión y la cantidad de información que trafica por la red, la recomendación es que seab servidores con, como mínimo, dos procesadores. Y las máquinas deben tener 1GB o más de RAM - la memoria que trabaja con el procesamiento -, además, lógicamente, discos con alta capacidad de almacenamiento y mecanismos de backup, ya sea por medio de otras unidades de disco dentro y/o fuera de la máquina o incluso por medio del envío de los datos para un asociado que trabaje con almacenamiento externo como, por ejemplo, un datacenter.
Entre las opciones de arquitectura existentes, encontramos los mundos RISC e Intel. La primera máquina RISC surgió en 1975, en IBM, pero fue lanzada comercialmente recién en 1981. En la década del 80 y en la primera mitad de los años 90, la RISC fue dominante en el ambiente de ERP, invariablemente vendida con el sistema operativo UNIX, y hacía valer su desempeño de procesamiento en máquinas como Alpha - de Digital, comprada por Compaq que, por su lado, fue adquirida por Hewlett-Packard - con instrucciones simplificadas, disminución del número de transistores y poco calor producido. Actualmente, ya no tienen tanto espacio en el mercado, su precio es superior y su desempeño y velocidad de procesamiento son equivalentes a las plataformas de Intel.
Con el Itanium, el fabricante consolidó su ascensión entre corporaciones, ya verificada en la época del Pentium. Una señal latente es la asociación en el desarrollo del Itanium con HP, antes una defensora exclusiva de la plataforma RISC para servidores corporativos. El mayor espacio en el mundo de los paquetes de gestión se debe fundamentalmente al incremento permanente de la velocidad, calidad de chips y constante reducción de precios. Cuando la empresa piensa en TCO (Total Cust of Ownership) o Costo Total de Propiedad, que suma los gastos con el equipo y los valores de su mantenimiento, eso hace mucha diferencia. Además de ejecutar aplicativos antiguos y sistemas operativos que evolucionan del Linux al Windows NT, la plataforma agrega aplicativos escritos para el ambiente de 64 bits.
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| Red de comunicación | |
Una red de computadoras está lista para operar con un ERP después de un extenso mapeo de los usuarios, de los números y de la localización de los puntos que se involucrarán con el sistema de gestión. Probablemente, lo que se generará de tráfico será mayor que la velocidad de comunicación de banda contratada, pero solamente un capacity planning - como son llamados esos informes - puede decirlo con certeza.
Inclusive ante una radiografía que recomienda cambios en las redes locales y en la infraestructura de comunicación de larga distancia - utilizada cuando la empresa tiene instalaciones distribuidas en edificios, ciudades, Provincias/Estados o países diferentes -, la inversión adicional se debe efectuar de acuerdo con la implementación del paquete de gestión. Como el proceso se realiza en la secuencia de los módulos (pedazos del sistema global de ERP), es posible ahorrar recursos de acuerdo con la demanda de entrada de los usuarios y localidades.
Algunos consultores señalan que existe una cierta exageración cuando se habla del aumento de tráfico generado por el ERP, y que las corporaciones antes de contratar esos sistemas ya trabajan de algún modo con el intercambio de datos en red. Dejando de lado la polémica, es cierto, sin embargo, que para la transferencia de datos en una red corporativa no importa tanto la tecnología de comunicación, sino la velocidad y la redundancia de las conexiones de las redes.
La preferencia recae también en la contratación de proveedores con tecnologías distintas para el enlace principal y el de contingencia o backup. Así como la relación usuarios/banda para delimitar la velocidad de las conexiones debe seguir parámetros y estudios que soporten situaciones pico en las operaciones y no trabajar en el promedio de banda disponible.
Las corporaciones con diferentes puntos de actuación geográfica deben tener conexiones veloces y redundantes, pero la pregunta más importante que una empresa debe hacerse es: "¿Qué representa aquella localidad y cómo garantizar un buen flujo de datos, envío y acceso a la información?
| Eficacia de la red | |
La redundancia del ambiente de comunicación muchas veces puede exigir inversión adicional en enlaces de backup. Otra vez, el costo debe ser evaluado en sus pormenores. Y la pregunta más común que puede surgir es: "¿Debo invertir en una estructura redundante o correr el riesgo de una falla en un punto de comunicación que alimenta el ERP con informaciones on-line y en tiempo real?" En este último caso, el perjuicio siempre puede ser mucho mayor.
En determinadas localidades, una buena salida es el montaje de una red VPN (Virtual Private Network), que significa una infraestructura de acceso de comunicación que utiliza Internet como entrada. Es ideal para lugares distantes y usuarios que necesitan gran movilidad - por ejemplo, fuerzas de ventas - y que acceden al ERP a toda hora, pues los sistemas de gestión están cada vez más enfocados para acceso y envío de datos por la Web.
Otra estrategia interesante es cotejar todos los equipos de la red, de los switches (conmutadores) a los hubs (concentradores), periódicamente, para saber si están listos para un eventual aumento del intercambio y envío de datos al ERP. Como complemento, se debe revisar toda la malla de cableado, y las baterías de pruebas para verificar todas las conexiones también deben ser una constante.
